home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / ms_ar25 / ar.doc < prev    next >
Text File  |  1987-07-06  |  7KB  |  195 lines
  1. July 6, 1987                 MS-AR Version 2.5                 Miami Shareware
  2. ------------------------------------------------------------------------------
  3.  
  4.  
  5.      The version of MS-AR that you have received via Shareware does not
  6.      include user documentation.  This program is NOT A DEMO; it is actually a
  7.      full-blown accounts receivable system comparable to those found on larger
  8.      systems. The full user documentation has been excluded for two reasons:
  9.  
  10.      1) The manual is far too long to fit on the same diskette with the
  11.         programs.
  12.  
  13.      2) If we gave away the manual, then you would have no reason to become
  14.         a registed user.  (for complete information on registration, see the
  15.         file README.AR)
  16.  
  17.      Included in MS-AR.ARC should be the following files:
  18.  
  19.      AR.COM             Main menu for MS-AR
  20.      AR.DOC             This file
  21.      AR.SYS             Screen data file
  22.      AROVLY1.CHN        Program overlays
  23.      AROVLY2.CHN        .
  24.      AROVLY3.CHN        .
  25.      AROVLY4.CHN        .
  26.      ARSETUP.COM        MS-AR configuration program (run first)
  27.      README.AR          Registration information and license agreement
  28.  
  29.      If any of these are missing, then the system is not complete.  You may
  30.      always download the latest version on Miami Shareware (Opus) at
  31.      (204) 232-9365. (300/1200/2400/9600-HST)  There is never a charge
  32.      for updates.
  33.  
  34.      MS-AR uses many files at once, so you will need a CONFIG.SYS file
  35.      on your boot disk that allows for AT LEAST 30 data files.
  36.  
  37.      If you don't have a CONFIG.SYS file already, create it by typing:
  38.  
  39.      CD \
  40.      COPY CON CONFIG.SYS
  41.      FILES=30                     (required)
  42.      BUFFERS=40                   (to speed things up)
  43.      ^Z                           (control Z, return)
  44.  
  45.      If you have just created the file, you must reboot before running MS-AR.
  46.  
  47.      The first step is to configure the system by running ARSETUP.  This screen
  48.      allows you to define the parameters such as company name, system type and
  49.      printer controls that are used.  All of the programs in MS-AR operate the
  50.      same way.  The following table describes the supported keyboard functions.
  51.  
  52.  
  53.      LEFT/RIGHT arrows     Moves the cursor within the current field
  54.      UP/DOWN arrows        Moves the cursor from field to field
  55.      HOME                  Moves the cursor to the first field
  56.      INS                   Turns on insert mode
  57.      DEL                   Deletes the character under the cursor
  58.      TAB                   Deletes from the cursor to the end of the field
  59.      Backspace             Destructive backspace
  60.      RETURN                Advances to the next field
  61.      F1-F10, ESC           Valid functions defined at the botton of the screen
  62.  
  63.                                      - 1 -
  64.  
  65.  
  66.  
  67. July 6, 1987                 MS-AR Version 2.5                 Miami Shareware
  68. ------------------------------------------------------------------------------
  69.  
  70.  
  71.  
  72.      The following fields in ARSETUP require explanation:
  73.  
  74.  
  75.        Company name : Enter YOUR company name and address as you would like it
  76.                       to appear on customer statments.  Note that the city,
  77.                       state and zip code are three separate fields.
  78.  
  79.      Printer device : If your printer is not called PRN, then enter the device
  80.                       name here; otherwise just press RETURN. This may also be
  81.                       used to route printed output to a file.
  82.  
  83. Data directory path : Leave this field blank to create the data files in the
  84.                       current directory; otherwise enter the name of the data
  85.                       directory for MS-AR to create the data files.
  86.  
  87.         System type : OPEN ITEM-In this mode, the purge will only delete
  88.                       invoices that have balancing debits and credits.
  89.  
  90.                       BALANCE FORWARD-Every month, the purge consolidates all
  91.                       transactions into a summary record.
  92.  
  93.                       AGED BALANCE FORWARD-A different summary record is created
  94.                       for each month, thus showing how old a customer's balance
  95.                       is.  If auto-disburse is allowed, payments can be applied
  96.                       to the oldest balance first.
  97.  
  98.       Customer code : ALPHANUMERIC-The customer code is up to 8 letters.
  99.  
  100.                       NUMERIC-The customer code is numeric.  (this will right-
  101.                       justify the field)
  102.  
  103.                       ZERO-FILL NUMERIC-The code is numeric and blanks are
  104.                       changed to zeros automatically.
  105.  
  106.  Auto-disburse cash : NEVER-Disable auto-disburse in cash receipts entry.
  107.  
  108.                       SOMETIMES-Allow the operator to select auto-disburse.
  109.  
  110.                       ALWAYS-Apply all cash to the oldest invoice first.
  111.  
  112.            Past due : 30 days-For open item systems, 30 days is usually
  113.                       considered past-due.
  114.  
  115.                       Last month-Balance forward systems usually use this
  116.                       method.
  117.  
  118.  Default terms type : Refers to the terms type (1-4) that is used for a default
  119.                       in the customer maintenance program.
  120.  
  121.  Normal print, etc. : Enter the ASCII codes that MS-AR should send to your
  122.                       printer for the specified funtions.  (use decimal numbers,
  123.                       0-255)  You may use up to four bytes per function.
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.                                      - 2 -
  130.  
  131.  
  132.  
  133. July 6, 1987                 MS-AR Version 2.5                 Miami Shareware
  134. ------------------------------------------------------------------------------
  135.  
  136.  
  137.  
  138.      Once the system in configured, type AR from MS-DOS to enter the main
  139.      accounts receivable menu.  The following programs are available:
  140.  
  141.  
  142.      CUSTOMER PROCESSING
  143.      -------------------
  144.  
  145.      CMM - Customer Master Maintenance
  146.      CML - Customer Master Listing
  147.      CLP - Customer Label Printing
  148.  
  149.  
  150.      TRANSACTION PROCESSING
  151.      ----------------------
  152.  
  153.      IAE - Invoice and Adjustment Entry
  154.      CRE - Cash Receipts Entry
  155.      RTJ - A/R Transaction journal and posting
  156.  
  157.  
  158.      PERIODIC PROCESSING
  159.      -------------------
  160.  
  161.      ARQ - A/R Inquiry
  162.      ART - Aged Trial Balance
  163.      ARF - Finance Charge Calculation and Posting
  164.      ARS - Customer Statement Printing
  165.      ARZ - Monthly Posting Summary
  166.      ARX - Monthly A/R Purge
  167.      ARM - A/R Detail Maintenance
  168.      CDF - Compress Data Files
  169.  
  170.  
  171.  
  172.      These programs are described in detail in the COMPLETE USER'S MANUAL
  173.      avaiable to all REGISTERED USERS.  If you want to purchase the manual,
  174.      please fill out the registration form located in the file README.AR.
  175.      If you have any other questions, please consider becoming a registered
  176.      user and getting the support of Miami Shareware.  If you have any
  177.      problems to report or need help, contact Chris Irwin via Opus 135/68.
  178.      The phone number is (305) 232-9365. (300/1200/2400/9600-HST)  He will
  179.      be glad to answer your questions even if you're not registered yet.
  180.  
  181.  
  182.  
  183.      Miami Shareware
  184.      15805 S.W. 103rd Place
  185.      Miami, FL 33157
  186.      (305) 232-5245
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.                                      - 3 -
  195.